Dijital Ofiste Yönetici Olmak – Serdar’la 10 Dakika

Dijital Ofiste Yönetici Olmak

Pandemi Dönemi

Corona veya gitgide daha fazla kullanılan tanımı ile pandemi, iş ve özel hayatlarımıza adeta bir bıçak gibi saplandı. Hem günlük yaşamlarımız, hem de iş yapma biçimlerimiz  alt üst oldu. Bir yandan kişisel hayatlarımızda dost sohbetine, sıcaklığına, öte yandan iş dünyasında toplantı yaptığımız insanların gerçekten gözünün içine bakıp, vücut dillerinden satır arası mesajlar almaya hasretiz.  Ama hayat biz planlar yaparken başımıza gelense, şu anki gerçeklik bu ve biz hem kişisel, hem de profesyonel olarak bu değişime ayak uydurmak, adapte olmak zorundayız.

Peki yöneticiler olarak, sorumluluğunu taşıdığımız ekiplerin ve iş birimlerinin, şirketlerin performanslarını doğru şekilde devam ettirmeleri için neler yapacağız? Bunun için bu zor dönemde çalışanlarımızın mental ve duygusal durumlarını sağlıklı ve dengede tutmalarını nasıl sağlayacağız?

Daha da önemlisi bunları zaten fiziksel ortamda bir aradayken bile yapmak zorken, şimdi herkesin farklı bir lokasyonda çalıştığı ve fiziksel temasın ortadan kalktığı dijital ofis ortamında, yöneticilik görevlerimizi nasıl hayata geçireceğiz?  Özellikle de Corona salgını öncesi bu tip bir çalışma ortamına ve yönetim biçimine hiç hazır olmayan organizasyonlar için hakikaten bilinmeyen ve tehlikeli sulardan geçiyoruz.

Sanal Ofis ve Zorlukları

Ben kendimi bu anlamda bir miktar daha şanslı ve hazırlıklı hissediyorum. Teknoloji sektöründe olup, global şirketlerde çalışınca şu anda ister istemez moda olan evden çalışma, dijital toplantılar yapma, bana bağlı ekipleri uzaktan yönetme gibi kavramlarla göreceli erken tanıştım.

Bu tanışıklığa rağmen ülke görevlerinden çıkıp, bölgesel görevler aldığımda da ben de etkin yöneticilik yapmakta zorlandım. Özellikle son bölgesel görevimde benimle aynı ofiste sadece asistanım varken, ekibin geri kalanı dünyanın dört bir tarafında olunca, insanlarla bağ kurmak, iletişimi düzenli kılmak, bir düzen oluşturmak gerçekten çok zor oldu. Örnek vermek gerekirse farklı hafta sonları nedeniyle bir ekip toplantısı günü ve saati belirlemek bile zamanımızı aldı,  bir anda ortak toplantı için haftada sadece 3 günümüz olduğunu fark ettik.

Tabii bu  zorluklar Corona öncesi dağıtık ekip ve dijital ortam zorluklarıydı. Geçen Mart’dan sonra bu zorluk bambaşka bir seviyeye taşındı. Ben de son testimi şimdi Comodif’te yaşıyorum. Bu bağlantılı araç teknolojileri macerasına 2020’nin Nisan’ında başladım. Başlar başlamaz Corona’ya yakalandım.  Dolayısı ile tekrar çalışmaya döndüğümde fiziksel ofis ortamı büyük ölçüde ortadan kalkmıştı. Yepyeni bir ekibe liderlik edip, yeni bir strateji oluşturmanız, yeni süreçler kurgulamanız gerekirken ekipteki insanları sadece ekran üzerinden görebilmek, bir kısmı ile fiziksel olarak çok uzun süre tanışamamak,  ofisteki genel havayı, nabzı koklayamamak benim için ciddi bir engel oluşturdu.

İnanıyorum ki bu durum bana özgü değil. İşini iyi yapmaya çalışan bir çok yönetici tamamen rüzgara karşı yoi almaya çalışıyor. Dijital bir ortamda işleri götürmek, bir yandan takım olmak, ciddi bir hedef baskısı ve stresi altında çalışmak, tüm bunları yaparken bir yandan da iyi bir yönetici olmaya çalışmak deyim yerindeyse deveye hendek atlatmaya dönüştü.

Çıkarımlar ve Tavsiyeler

Peki bu deneyimlerden ben neler öğrendim, özellikle şu anda dijital ortamda ekip yöneten genç arkadaşlarıma neler tavsiye edebilirim?

Aslında bir tane temel mesajım var. Ofis ortamı değişse ve sanal dünyaya taşınsa da, insanlar ve doğaları aslında değişmedi. Onlar hala kanlı, canlı, sosyal varlıklar. Bu nedenle;

  • İnsanların nefes almadan arka arkaya dijital toplantılara girdiği bir ortam yaratmayın. Sanal ortamda olmak nefes almaya, bir molaya ihtiyaç olmadığı anlamına gelmiyor.
  • Verimli olmak önemli ama dijital toplantıları çok kuru ve resmi olmaktan çıkarın, biraz renk katın. Bir miktar kişisel, sıcak sohbette zarar yok, fayda var.
  • Özellikle size direkt bağlı ekiple diyaloğu sadece birden çok kişinin katıldığı toplantılar ile sınırlı tutmayın. Muhakkak ara ara bire birler yapıp. onların nabzını tutun, mental ve duygusal olarak düşenler olursa, onları ayağa kaldırın.
  • Her türlü iletişime, sorulara, yardıma açık olun ve bunu samimi bir şekilde hissettirin. Unutmayın fiziksel olarak aynı ortamda olmadığınız için önemli bir konu size gelmesin, ya da geç gelsin istemezsiniz.
  • Belli bir frekansla tüm ekibin bir araya geldiği ve hizalandığı bir toplantı ajandanızda mutlaka olsun.
  • Bu dönemde olabildiğince kişisel konuları, doğumgünü, hastalık, yakın kayıpları vs atlamayın ve insanların kendisini yalnız hissetmesinin önüne geçin.
  • Bir de bardağın dolu tarafı var. Yöneticiliğin en az yarısı iletişim ise, dijital dünyanın size sunduğu alternatif dijital iletişim kanallarını (e-posta, slack, whatsapp, telefon, vs)  sonuna kadar kullanın.
okur

Yazar: Serdar Urçar

Arafta. Zihnen ve kalben. İş ve hayat, sorumluluk ve tutku, rol ve oyuncu arasında. Aile. 2 tatlı cadı. Biri kara böcek, biri pamuk hanım. Bir de büyük versiyonları var. Koşturmaca ve yoğun tempo. Vakit buldukça bu blogda soluklanmayı planlıyorum. Artık nasıl bulacaksak o vakti…

Bu yazıyı nasıl buldunuz?

4 yorum

Yorum Yazın
  1. Yorum ve katkı için çok teşekkürler. Aslında öneriler de bana bu dönemde yöneticilerin insani yakınlığı korumak için yaratıcı olmaları gerektiğini gösteriyor…

  2. Söylediklerinize katılmamak mümkün değil… Ancak iş ve işleyiş açısından toplumsal olarak böyle bir durumu yönetecek kültürel ve teknolojik altyapımız maalesef ki yok. Özel sektör nispeten şanslı olsa da…
    Doğrusunu söylemek gerekirse; bunu bir fırsata dönüştürecek bakış açısına da haiz değiliz. Biliyorsunuz ki kamusal işleyiş çok hantal ve pasif…
    Haliyle bu uyum sürecini hızlandıracak adımlar atmakta aynı kadük tavrı biz şaşırtmayacak şekilde sürdürmektedir.

    İnsan denetiminin önemsizleştiği bu süreci sağlıklı bildirimlerle yönetmek elbetteki olası…

    A) applicationları daha etkin kullanmak( ordering) doğrudan bildirim ile görev tayin etmek…
    B) anlık iletilere personeli sıkmadan geri bildirim sağlamak
    – Neler yaptınız ponçikler? ( Genel ve sıcak bildirim)
    – Challeng (yarışma ve rekabet) davetleri yapmak Üretimi ve etkinliği arttırır.

    Ayrıca mutlaka yerli bir uygulama üzerinde çalışılmalı…

    Başarılar diliyorum.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.